Presentation的五宗罪 (下)

太詳細
一般技術人員的思維都是以邏輯為主，做決定的時候比較喜歡以大量數據為分析基楚。但原來很多人也不是以這種思維方式生活的。在準備 presentation的時候，很多時我們也會想盡辦法去把所有資料都加進PowerPoint裡。以為給聽眾愈多的資料便等於愈好，這叫Data Dump - 試圖把一大堆資料一下子塞進聽眾的腦子裡。要避免data dump，在決定放什麼資料進presentation之前也應考慮一下這些資料是不是聽眾真的希望得到的。而且是這些資料對你的Point B有沒有幫助。

話雖如此，這並不是否定data dump的價值。相反，data dump是必要的。它必需是你的準備過程的一部份。這能確保你有充足資料和準備。但data dump不應該是你的presentation的一部份。就如後台的準備功夫，不需要向觀眾展示。

太長
大部份的聽眾都只會覺得presentation太長。很少人會嫌太短的。尤其是sales presentation。對C level的話，頭一分鐘要令他感到興趣，十五分鐘內要說完。對working level的話，sales presentation也最好在一個鐘內完成。至於Slide的數量，我傾向盡量控制slide的數目。以一張slide說三分鐘來計算，一小時 presentation不應該多於二十頁slide.

以下是我自己對於準備presentation的一些心得:

1. 為自己制定一大堆聽眾可能會問的問題並作好準備應該怎樣解答。這能夠增加自信心並對臨場表現有很大幫助。如果有些問題需要用slide去顯示資料，可以預先準備一些後備slide。這會給人一個有充份準備的印象。
2. 當我完成所有slide後，我會嘗試迫自己去減少slide的數量。令每頁slide的quality都高。Slide是貴精不貴多的。
3. 可以用圖表的話，我會盡量用圖去表達。那種一頁有十多個point和大量文字的slide會把聽眾悶死的。而且當聽眾都在花時間去閱讀你的slide時，他們便不會聽你說話。到他們看完你的文字後卻找不到重點，那時候他們也會放棄繼續留心聆聽。
4. 準備一個把整個presentation的重點壓縮到五分鐘內的版本。很多時做sales presentation，都會有個高層走進來跟你說：「我只有五分鐘時間，請你把重點說出來」的情況。
5. Rehearse, rehearse, 再rehearse。如果是演講的話，要熟練到完全不用看slide也能流暢地由頭說到尾的程度才算理想。

這是Presentation的五宗罪的最後一章。總括來說，Presentation要有point，有wiify，合適程度的detail，有好的story board和精簡。所有的文字，圖片，甚至是每一句說話都應該為你向Point B邁進一步。

Presentation的五宗罪 (中)

針對Presentation的五宗罪， 有以下的原因和一些建議。

第一宗罪: 沒有明確重點
這是因為做presentation之前沒有想清楚自己做presentation的目的或當聽眾聽完你說的時候你要達到的結果。 Point A 是聽眾在未聽你說話之前的思想狀況。 Point B是你希望聽眾聽完以後會作出的行動或對你的印象。  你唯一要在presentation達到的便是怎樣透過說話把聽眾由Point A 帶到你想他們去的Point B。 所以presentation裡的每一頁都要有一個與Point B有直接關係的Key Message。 令人聽完每一頁都會得到一些東西。


第二宗罪: 對聽眾沒有切身的好處
沒有好處當然不行， 但有好處也不夠。 你需要說的是對聽眾有切身關係的好處。 很多時候我們在想好處的時候都會犯一個錯誤， 便是一直在想對自己的好處然後硬把這些好處說成對聽眾的好處。 好處必須是對聽眾的， 而且是簡單直接， 不需要聽眾思考的。 例如你在找人投資開發你的新產品， 對投資者說: 「我這個產品有革命性的技術， 獨一無異， 大大改善人類的生活， 是每個人都需要的」。 這可能是事實， 但對投資者卻沒有直接的好處。 「革命性的技術」 是你對自己技術的誇耀， 投資者不介意你的技術是新還是舊， 最重要是能賺到錢。 再說， 「大大改善人類的生活」， 這個對投資者也無意義。 他又不是做善事， 誰管人類的生活有沒有改善? 最後， 「每個人都需要」， 這個好一點但還是不夠直接。 每個人都需要不代表每個人都會買， 更不代表一定能賺錢。

我們試一下從投資者的角度去看， 把說話改成這樣: 「我這個產品能夠令你獲得超過百份之二百的回報。 它將會是每個人都需要。 你也不需要擔心因為其他人抄襲已令你的利潤減少， 因為我們的技術是獨一無異， 每個消費者都只能夠乖乖的向你購買。」  這便是你需要說的。 這便是 "What's in it for you" 簡稱 WIIFY。 而且你每一頁powerpoint slide 都要有一個WIIFY。 因為聽眾看你每一頁slide的時候心裡都是在尋求"What's in it for you"。 如果你能夠簡單直接地道出WIIFY， 令他們不需要思考， 他們心裡會想: "啊!這個有意思。 這便是我想要的"。 你愈得到他們這些認同， 你才愈有機會引領他們到Point B。

第三宗罪: 沒有合理易明的流程
由Point A去Point B是一個過程。 當你把所有Key Message 和WIIFY都整理好以後， 你便要想出一個合理的故事或流程。 一步一步的把聽眾引到Point B。 整個presentation是一個故事， 每一頁或每一個idea都要流暢的。 一個主題的完結會引領到下一個主題。主題的先後次序一般可以以工作流程, 發生時間, 重要性等去編排。

代續

Presentation的五宗罪 (上)

老闆曾經介紹我看一本書叫 Presenting to Win: The Art of Telling Story。 是關於做presentation的技巧的。 這本書對我獲益良多， 值得推介。 以下是書中的精髓。


Presentation的五宗罪

1. 沒有明確重點。 當你講完以後， 聽眾會在想: 「我聽了甚麼呢?」
2. 對聽眾沒有切身好處。 聽眾聽完以後會在想， 「這對我有甚麼幫助?」
3. 沒有明確合理的流程。 東說說，西說說。 聽眾會在想， 「等一下， 為什麼會現在說這些呢? 那前面的東西究竟是怎樣?」
4. 太詳細。 為了令聽眾覺得自己是專家， 嘗試把一大堆資料一次過塞進聽眾的腦袋。 聽眾會在想:「他究竟在說甚麼?」
5. 太長。 把聽眾悶到發瘋。

舉一個例子。 譬如我和你聊天， 我說: 「讓我跟你講個笑話吧」。 這防止了犯第一宗罪， 因為我已有明確的重點， 就是說笑話。 但為何你要聽一個笑話呢? 對你有什麼好處呢? 除非你跟我表示你看悶， 想聽聽笑話笑一下， 否則我便犯了第二宗罪。

現在我跟你說一個笑話， 但我先把會令你發笑的部份說出來而不先交代故事背景， 這會犯了第三宗罪。 你會想:「為什麼要笑呢? 是否之前發生了什麼事?」

假如我把這個笑話的作者的身高，生活和飲食習慣， 外表， 婚姻狀況， 家庭背景都跟你講， 這便犯了第四宗罪。

最後， 如果你要聽我說三小時後才會到笑位， 這肯定是太長了。 這是第五宗罪。

可能你會在想， 那有人會這樣說話呢? 但如果你細心想一下， 你會發現你聽過的presentation或許沒有同時出現以上五宗罪， 但犯上了以上任何一種卻是相當普遍。

一個人就像一個分數

俄國小說家 Leo Tolstoy (列夫·尼古拉耶維奇·托爾斯泰伯爵) 曾言:

"A man is like a fraction whose numerator is what he is and whose denominator is what he thinks of himself. The larger the denominator, the smaller the fraction."
Leo Tolstoy
Russian mystic & novelist (1828 - 1910)

「一個人就像一個分數，他的實際才能是分子，他對自己的評價是分母。分母越大，則分數的價值越小。」托爾斯泰

我認為這個概念可以再推高一個層次。當人越謙卑，分母便越細，越接近零。這樣他分數的價值便越接近無限＊。　這是虛心學習的體現。但當一個人過份自卑，對自己的評價是負數的話，那麼無論才能有多大，分數的價值也是負數。這是對自己沒信心的體現。

＊任何數除以零都等於無限

問這些問題可助你輸掉生意

記得小時候有一次和爸爸一起在家裡看新聞報導，看到記者正在訪問市民對政府施政的意見。爸爸跟我說: 要知道一個人的知識或教育水平有多高，或所謂的有沒有料，聽他開口說幾句話便能略知一二。

其實發問也是一樣。作為consultant，只要問幾個不該問的問題便會馬上令客戶對你失去信心.

1. 問一些你應該比客戶更清楚的問題。這個很明顯吧。客戶請 consultant 是要得到 consultant 的知識和經驗。問這些問題會令客戶感到現在是誰在付錢給誰?
2. 問一些你可以自己找到答案的問題。客戶的時間很寶貴,不要浪費大家時間。而且這樣會令人覺得你懶惰。
3. 問一些知不知道答案但也沒有大影響的問題。這些是無聊的問題。不要因為要發問而發問。
4. 問過多問題。Consultant 是負責解決問題，不是製造問題。問得太多問題會令客戶質疑你究竟有沒有能力解決問題。但問多少條問題才算太多得要靠個人經驗去領略。很多時候更要看當時客戶的反應。

另外，如果你非要問一些客戶才知道答案的問題，最好還是先做一些資料搜集，然後以一個互相交換意見的方式去發問。例如先說出對某件事情一般的處理方法，然後問一下客戶是否也希望用相同的方法。換句話說，問每一個問題都要令人感到你對相關專業有很深的認識。

技術人員要克服的銷售技巧

最近多了見客的工作。做 presentation 的機會也多了。剛看完一本有關演講的書。其中最難克服的是Technical 人那種務實的態度 - 不肯定能做到的，不說。沒有真正相關實踐經驗的，不說。知道實際操作中會有問題的，不善於迴避。這種對我根深柢固的想法，令我做 presales 時不自覺地一次又一次失敗。直至看到書中提到的以下幾點:

We are measured

Not by what we are
But by what we seem to be
Not by what we say
But by how we are heard
Not by what we do
But how we appear to do it

雖然感覺有點膚淺,但我發覺它們的確是事實。就如面試一樣，實在很難於短短三十分鐘內看穿面試者是否真的能幹。更何況演講時大部份時間都只是演講者單向發放信息。對觀眾來說，很多時做決定都只是憑感覺。因此，正真要注意的是 what we seem to be，how we are heard，和 how we appear to do things。

我的日程表

熟識我的人都應該感到我不是一個很擅長於時間管理的人. 但對於日程表還是可以這裡分享一下我的做法. 因為當我嚴謹地遵守它時, 我一般都可以七點前下班的.

作為PM, 差不多每件事情我都用 Demming Theory. 亦即 Plan Do Check Act (PDAC Cycle). 做日程表也不例外.

一. 計劃 (Plan)

1. 每天早上一打開電腦, 我第一件事情是檢查電郵. 這裡說的檢查並不是每個電郵都仔細看, 而是快速的把重要的電郵標記好, 因為我需要安排時間去仔細閱讀或回覆這些電郵. 它們會影響我當天的工作安排.

2. 接下來我會把我的 task list 中每一項工作分重要性 (importancy) 和緊急性 (urgency). 重要性一般分為五級. 5 是最重要, 1 是最不重要. 5 是代表一些連老闆也非常緊張的東西. 在排重要性時, 我會盡量提醒自己不要濫用 5, 因為如果大部份事情的重要性都是5的話, 那排次序的效用也不會很大.

3. 分配好重要性後, 我會根據每項工作的重要性和緊急性去填寫每項工作的執行時間. 因為我的工作一般比較雜, 所以我採用半小時為一個時間段.

以下是一個例子:

3 check email and task review 9:30 -10:00
5 Submit proposed contract terms to managment 10:00 - 11:00
3 Compose project A project schedule 11:00 - 12:00
3 Review VM proposal 12:00 - 13:00

3 Prepare for ITS regular meeting 14:00 - 14:30
4 ITS regular meeting 14:30 - 16:00
4 Plan for LCS team bonus scheme 16:00 - 16:30

在計劃的時候, 有以下幾點需要注意:
1. 從以上的例子你可以看到我的schedule 只排到下午4:30, 那4:30 - 6:30的空閒時間用來做什麼呢? 第一, 因為在一天進行時很可能會有新的工作需要你當天必需要完成, 這兩小時的時間可以用來調整排程. 第二, 很難避免一天中有一些工作會超時完成. 這兩小時便是一個空檔, 慢一你真的有某項工作超時了也能夠順利於六點半下班.

2. 對於每個會議, 最好預留最少半小時去給自己預備. 這樣能提高會議的效率.

3. 對於經常超時的會議, 可以嘗試把它安排到午飯前完結. 這樣大家都會有個心理時鐘提醒自己不要太多廢話, 盡快說完便去吃飯.

4. 每週例會最好能夠安排到每週同一天的同一時間. 這是你給你組員每週一次的精心時間, 必須要重視.


二. 執行 (Do)

執行就是按計劃去做要做的事情. 以下是要注意的事情:

1. 盡量在指定的時間內完成工作. 這個給自己定下的 deadline 能激發自己用最有效率的方法去做事情.

2. 在進行重要性4或以上的工作時, 盡量讓自己有一個專心的時間, 不要受其他人或事情干擾. 例如暫時把skype的狀態設為 DND 或 Away 及開會時要去會議室等等. 如果你是有自己的房間, 可以把門關上.

三. 檢查和行動 (Check and Act)

檢查是很重要的一環. 因為我們在一天繁忙的工作中面對不停發生的事情和四方八面的要求, 很容易會忘記計劃好的方向或事情. 因此我會把每天的11:30am和4:30pm定為檢查點. 檢查當天早上定下來的工作計劃的完成度. 如果工作比計劃預早完成了, 可以加入新的工作或讓自己休息一下以示鼓勵. 如果是超時了, 可以用以下方法處理:

1. 更改日程表. 從新以重要性和緊急性去編排工作. 不是必需今天完成的工作可以安排到明天做.

2. 記低超時了的事情為什麼會超時. 這能幫助你改善工作效率和以後估計時間時更加準確.

3. 對於今天必需要完成的工作不能放棄, 必須加班完成.

4. 對於可以交給別人處理的工作, 交給別人處理.

在每天下班前, 我都會定下明天要做的工作. 這樣既能夠節省明天安排日程的時間, 又能讓自己大概掌握明天的工作安排. 倘若老闆下班後致電邀請你明天參加某個會議,你都能夠馬上回覆時間安排.

另外, task list 內的項目是什麼時間加入的呢? 答案時即時. 每當碰到要做的事情, 我都會先把他記在tasklist 中. 開會時定下的 action item, 會議後便應馬上把它們加到 tasklist上. 對於緊急的工作更必需馬上編排時間完成.

P.S 定11:30為檢查點是因為我會把一天分為上午和下午. 午飯前完成早上的工作是每天的短期目標. 在11:30am檢查進度可以讓我有一個半小時去調整工作進度以求達到午飯前的目標. 因此我一般也不會把工作安排到超越午飯時間 (如 task A 12:30 - 13:00, 14:00 - 15:30). 因為這樣會令我失去了一個午飯前很明確的deadline.

不要問只要做?

我記得在我還是公司裡的small potato時 (今天還不見得是 large potato..)，每次做項目經理角色時遇到別人"玩嘢"，總會認為那是因為我沒有實權。當我有一天升了職，有實權在手的話，每個項目都必定會順利。那是個多麼天真的想法。

慢慢地我開始發現，要別人願意幫你做事情，心服是必需的。當然你可以向下屬說: 因為我是你老大，所以我叫你做你便做。 表面上這會解決了當前的問題，但實際上這樣做會令你的同事討厭你，在背後反對你，向老闆打小報告，按章工作，推卸責任等負面影響。上級的功績是以其組的功績而定的。當一個上級不受下級擁護，他做事情必定事倍功半。

當然我不認為上級一定要做一個大好人 (這又是另一個經常發生的問題)，但最低限度要得到別人的尊重。使用「行政命令」去達到目的只會給人大石壓死蟹的感覺。中層管理往往沒有權力去為下屬增取加工資，那攻心或許是唯一出路。而且如果別人都不喜歡你，那坦白說這樣每天上班八小時簡直是活受罪。

至於職位上的權力那「尚方寶劍」，我認為應該是對那些蠻不講理的人才需要用的。

假如有人每天都問你為什麼要給飯你吃?

以前曾說過大光燈理論，說怎麼給壓力其他人，驅使他們工作。增加壓力尤如健身。舉重之所以會令肌肉發達，過程是在舉重時會令部份肌肉

纖維撕裂,身體經過休息後會生長出更多更強壯的纖維。 如果每天都鍛鍊，沒有休息，身體只會勞損而不會變得強壯。因此休息是健身計劃中

必須的部份。

增加壓力也是一樣。當給別人承受了壓力一段時侯便要放他一下，讓他有時間回復。這樣一放一收才能真正增加個人能夠承受的壓力。不顧一

切的不斷向別人施壓只會做成反效果。

即將離任的科技大學校長朱經武曾經對政府科研撥款後經常跟進項目進度，令不少科研人員感到困擾作了一個比喻: 假如有人每天都問你為什

麼要給飯你吃，為什麼要養你，你會有心情去幹活嗎?

所以跟蹤進度點到即止便可。有些項目經理會有個錯覺認為跟蹤了進度才代表有進度。但事實上進度是靠組員幹活得來的, 不是靠項目經理跟蹤而得來的。

辦公室小人求生五絕: 推、側、閃、避、卸

上一篇講了成為上司心愎的五字真言，今次再講辦公室小人求生五絕: 推、側、閃、避、卸。

推 - 把工作都推到別人身上。

側 - 側側膊，唔多覺。例如工作過了deadline卻裝儍。到你問他時還會說:「是嗎？可能我太忙忘記了。」

閃 - 有事找他時即時人間蒸發。有些PM把這招發揮得淋漓盡緻。手機、公司電話、電郵等竟然能夠同時失效。令人歎為觀止。

避 - 有事情需要他時總能夠找到別的事情在忙，順理成章逃過一劫。

卸 - A 字膊。把問題責任全部卸給別人。

無可口非以上五招有些時候能夠保命，但如果凡事都推側閃避卸，那便代表那人在公司跟本沒有存在價值。當公司要裁減人手時我必定第一時間「推薦」他。