我的日程表

熟識我的人都應該感到我不是一個很擅長於時間管理的人. 但對於日程表還是可以這裡分享一下我的做法. 因為當我嚴謹地遵守它時, 我一般都可以七點前下班的.

作為PM, 差不多每件事情我都用 Demming Theory. 亦即 Plan Do Check Act (PDAC Cycle). 做日程表也不例外.

一. 計劃 (Plan)

1. 每天早上一打開電腦, 我第一件事情是檢查電郵. 這裡說的檢查並不是每個電郵都仔細看, 而是快速的把重要的電郵標記好, 因為我需要安排時間去仔細閱讀或回覆這些電郵. 它們會影響我當天的工作安排.

2. 接下來我會把我的 task list 中每一項工作分重要性 (importancy) 和緊急性 (urgency). 重要性一般分為五級. 5 是最重要, 1 是最不重要. 5 是代表一些連老闆也非常緊張的東西. 在排重要性時, 我會盡量提醒自己不要濫用 5, 因為如果大部份事情的重要性都是5的話, 那排次序的效用也不會很大.

3. 分配好重要性後, 我會根據每項工作的重要性和緊急性去填寫每項工作的執行時間. 因為我的工作一般比較雜, 所以我採用半小時為一個時間段.

以下是一個例子:

3 check email and task review 9:30 -10:00
5 Submit proposed contract terms to managment 10:00 - 11:00
3 Compose project A project schedule 11:00 - 12:00
3 Review VM proposal 12:00 - 13:00

3 Prepare for ITS regular meeting 14:00 - 14:30
4 ITS regular meeting 14:30 - 16:00
4 Plan for LCS team bonus scheme 16:00 - 16:30

在計劃的時候, 有以下幾點需要注意:
1. 從以上的例子你可以看到我的schedule 只排到下午4:30, 那4:30 - 6:30的空閒時間用來做什麼呢? 第一, 因為在一天進行時很可能會有新的工作需要你當天必需要完成, 這兩小時的時間可以用來調整排程. 第二, 很難避免一天中有一些工作會超時完成. 這兩小時便是一個空檔, 慢一你真的有某項工作超時了也能夠順利於六點半下班.

2. 對於每個會議, 最好預留最少半小時去給自己預備. 這樣能提高會議的效率.

3. 對於經常超時的會議, 可以嘗試把它安排到午飯前完結. 這樣大家都會有個心理時鐘提醒自己不要太多廢話, 盡快說完便去吃飯.

4. 每週例會最好能夠安排到每週同一天的同一時間. 這是你給你組員每週一次的精心時間, 必須要重視.


二. 執行 (Do)

執行就是按計劃去做要做的事情. 以下是要注意的事情:

1. 盡量在指定的時間內完成工作. 這個給自己定下的 deadline 能激發自己用最有效率的方法去做事情.

2. 在進行重要性4或以上的工作時, 盡量讓自己有一個專心的時間, 不要受其他人或事情干擾. 例如暫時把skype的狀態設為 DND 或 Away 及開會時要去會議室等等. 如果你是有自己的房間, 可以把門關上.

三. 檢查和行動 (Check and Act)

檢查是很重要的一環. 因為我們在一天繁忙的工作中面對不停發生的事情和四方八面的要求, 很容易會忘記計劃好的方向或事情. 因此我會把每天的11:30am和4:30pm定為檢查點. 檢查當天早上定下來的工作計劃的完成度. 如果工作比計劃預早完成了, 可以加入新的工作或讓自己休息一下以示鼓勵. 如果是超時了, 可以用以下方法處理:

1. 更改日程表. 從新以重要性和緊急性去編排工作. 不是必需今天完成的工作可以安排到明天做.

2. 記低超時了的事情為什麼會超時. 這能幫助你改善工作效率和以後估計時間時更加準確.

3. 對於今天必需要完成的工作不能放棄, 必須加班完成.

4. 對於可以交給別人處理的工作, 交給別人處理.

在每天下班前, 我都會定下明天要做的工作. 這樣既能夠節省明天安排日程的時間, 又能讓自己大概掌握明天的工作安排. 倘若老闆下班後致電邀請你明天參加某個會議,你都能夠馬上回覆時間安排.

另外, task list 內的項目是什麼時間加入的呢? 答案時即時. 每當碰到要做的事情, 我都會先把他記在tasklist 中. 開會時定下的 action item, 會議後便應馬上把它們加到 tasklist上. 對於緊急的工作更必需馬上編排時間完成.

P.S 定11:30為檢查點是因為我會把一天分為上午和下午. 午飯前完成早上的工作是每天的短期目標. 在11:30am檢查進度可以讓我有一個半小時去調整工作進度以求達到午飯前的目標. 因此我一般也不會把工作安排到超越午飯時間 (如 task A 12:30 - 13:00, 14:00 - 15:30). 因為這樣會令我失去了一個午飯前很明確的deadline.